Gestion RH - Transverses

CD07-Gestion de vos tâches administratives grâce à l’IA

Résumé de la formation

Cette formation vous apprend à exploiter l’intelligence artificielle pour automatiser vos tâches administratives et gagner en efficacité au quotidien.

À qui s'adresse cette formation ?

Publics

Personne chargée de communication, les ventes, et les fonctions administratives, qui souhaitent intégrer l'IA dans leurs pratiques quotidiennes.

Prérequis

Disposer d’un compte CHAT GPT 5.0 et PERPLEXITY

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les enjeux liés à l’intelligence artificielle
  • Définir et paramétrer les outils d’intelligence artificielle
  • Rédiger des prompts simples et structurés dans ChatGPT, à partir de bonnes pratiques (”frameworks”)
  • Paramétrer des assistants personnalisés (”GPT custom”) simples ou qui intègrent un corpus de connaissances
  •  

Déroulé du programme

Présentation de l’Intelligence Artificielle : concept et fonctionnement 

  • Qu’est-ce que l’IA ? Définitions simples et applications concrètes
  • L’IA dans le quotidien : exemples familiers
  • Panorama des outils IA accessibles (gratuits et payants).

Prise en main des principaux outils de IA generative

  • Démonstration ChatGPT : navigation, fonctionnalités de base
  • Démonstration Perplexity : recherche et synthèse d’informations
  • Autres outils utiles : Microsoft Copilot, Google Gemini, Dust
  • Exercice guidé : poser des questions simples
  • Recherche d’informations sur les tendances viticoles
  • Création de résumés de textes.

Apprender l’utilisation d’une IA generative : l’art du prompting 

  • Le prompting : fondamentaux et bonnes pratiques
  • Fiches de prompts pour différents besoins : Description de produits ; Réponse aux questions clients ; traduction simple ; correction de textes
  • Mise en pratique : créer une description de cuvée ; rédiger une réponse type FAQ.

Créer les outils d’aide à la vente de son Domaine Viticole à destination des équipes commerciales

  • Utilisation de l’IA pour générer du contenu multilingue adapté aux circuits de distributions
  • Création de fiches techniques de dégustation personnalisées par pays/région
  • Développement de storytelling autour des cuvées emblématiques ou prioritaires du domaine.

L’IA pour vous aider à automatiser votre gestion administrative

  • Automatisation des tâches courantes :
    • Génération de devis et facture personnalisée
    • Rédaction de courriers administratifs types
    • Création de contrats et conditions générales
  • Rédaction de courriers administratifs types
    • Courriers de certification bio/HVE
    • Communications avec les organismes de contrôle
    • Réponses aux demandes de traçabilité clients
  • Automatisation du suivi réglementaire
    • Calendrier automatique des obligations déclaratives
    • Alertes pour les dates limites (10 septembre pour DAI, etc.)
    • Mise à jour automatique selon les évolutions réglementaires
  • Suivi des commandes et livraisons
    • Planification des expéditions selon les contraintes climatiques
    • Gestion des livraisons pour événements saisonniers
    • Coordination avec les transporteurs spécialisés
  • Gestion des relations clients/fournisseurs :
    • Automatisation des relances de paiement
    • Réponses aux demandes d’information courantes
    • Suivi des commandes et livraisons
  • Communication avec les organismes professionnels
    • Échanges automatisés avec les interprofessions
    • Transmission des données aux syndicats viticoles
    • Reporting pour les organismes de certification

Exercice pratique : créer un email de relance personnalisé

Automatiser le suivi commercial

  • Génération de rapports de vente automatisés :
    • Templates pour synthétiser les données de vente mensuelles/trimestrielles
    • Création d’analyses de performance par produit/région/client
    • Génération de tableaux de bord commerciaux simplifiés
    • Gestion de l’historique client et commandes :
        • Synthèse de l’historique d’achats par client
        • Identification des clients à risque (baisse de commandes)
        • Rappels personnalisés pour les relances commerciales
        • Templates de préparation de rendez-vous clients
        • Mise en pratique : créer un tableau de bord commercial mensuel

 

 

Méthodes et supports pédagogiques :

Alternance d’apports théoriques et de mises en pratique sur outils réels (ChatGPT, Perplexity, Copilot, Gemini, Dust) ; démonstrations guidées, exercices interactifs et études de cas ; réalisation de prompts, d’assistants personnalisés et d’automatisations administratives ; remise de supports numériques (fiches de prompts, tutoriels, guides d’outils).

Suivi & Évaluation

Evaluations théoriques en début et fin de formation par le biais d’un QCM.

Feuille d’émargement à la demi-journée.

Taux de satisfaction
Taux de réussite
Taux d’accomplissement
99 %

Formateur(s)

Olivier C

Expert en data marketing et intelligence artificielle, Olivier accompagne les entreprises dans l’analyse des parcours clients, le suivi de conversion e-commerce et la mise en place d’outils IA générative. Olivier possède plus de 20 ans d’expérience en stratégie digitale, e-commerce et campagnes publicitaires (Google Ads, Meta Ads).

En centre ou à distance
Durée : 7 heures
Prix : 330 € HT/stagiaire
Les formations intra-entreprise ne sont actuellement pas proposées sur cette formation.

Sur-mesure

Toutes nos formations sont entièrement personnalisables et adaptables à vos spécificités

Inscription et financement

Modalités et délais d’accès :
Nos formations sont accessibles tout au long de l’année, sous réserve de places disponibles. Pour une inscription classique, le délai moyen d’accès est de 7 jours ouvrés après validation de votre dossier. En cas de financement via le CPF, un délai réglementaire de 14 jours calendaires est requis entre la validation sur la plateforme Mon Compte Formation et le début de la session.

Demande de devis :
Pour obtenir un devis personnalisé, vous pouvez nous contacter directement via notre formulaire en ligne, par mail ou par téléphone. Merci de préciser :
– Le nom de la formation souhaitée
– Vos coordonnées complètes (nom, prénom, email, téléphone)
– Le mode de financement envisagé (CPF, OPCO, entreprise, financement personnel)
– La période ou la date souhaitée pour suivre la formation
Nous vous répondrons sous 48h avec une proposition adaptée à votre situation.

Financement :

Les modalités de financement des formations sont variables et dépendent de nombreux critères. Parmi ceux-ci, la Catégorie socioprofessionnelle de l'apprenant, l'opérateur de compétences (OPCO), la taille de l'entreprise sont prépondérants. L'équipe NG FORMATIONS vous accompagne dans le choix de vos formations et les modalités de financement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter.

En savoir plus

Démarche Qualité et Accessibilité en situation de Handicap

Obtenue en 2020 et renouvelée en juillet 2024, la certification Qualiopi a été délivrée à l’organisme de formation NG Formations au titre des actions de formation et des bilans de compétences . Ce Référentiel National Qualité est indispensable pour que nos actions de formation dans le secteur de la sécurité soient finançables par les établissements publics, les organismes de financements comme les Opérateurs de Compétences (OPCO) ou les Fonds d’Assurance Formation (FAF). En savoir plus sur la démarche qualité.

Si vous êtes en situation de handicap, merci de prendre contact avec Céline ARMAND au 04 90 37 65 43ou contact@ng-formations.fr, pour adapter l’action de formation.

Nos sessions inter-entreprises

3 et 10 février 2026 à distance
9 et 16 juin 2026 à distance
13 et 20 octobre 2026 à distance

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